Inschrijvingsreglement Dorpsloop Hoevelaken
Artikel 1 - Algemeen
- De Dorpsloop Hoevelaken wordt georganiseerd door Stichting Dorpsdag Hoevelaken (hierna: de organisatie).
- De door deelnemers verschuldigde inschrijfkosten worden geïncasseerd via de door hen verstrekte machtiging.
- Iedere deelnemer ontvangt een startnummer en is verplicht dit zichtbaar op de borst te dragen.
- De tijdregistratie vindt plaats met het Ipico‑chipsysteem. De chip moet met een ty‑rap aan de schoen worden bevestigd en na afloop worden ingeleverd. Bij het niet inleveren wordt € 5,- in rekening gebracht.
- De deelnemer volgt te allen tijde de aanwijzingen van de organisatie op.
- De deelnemer blijft gedurende de wedstrijd op het door de organisatie aangegeven parcours.
- De bruto tijd is de tijd vanaf het startschot tot het passeren van de finishmatten (officiële wedstrijdtijd). De netto tijd is de tijd vanaf het passeren van de startmatten tot het passeren van de finishmatten (zuivere looptijd). De uitslagen worden op bruto tijd geklasseerd.
- Deelname geschiedt geheel voor eigen risico. De organisatie en haar sponsoren aanvaarden geen aansprakelijkheid voor verlies of beschadiging van persoonlijke eigendommen, noch voor persoonlijk letsel. Van deelnemers wordt verwacht geen schade toe te brengen aan natuur, omgeving of eigendommen van derden en geen afval achter te laten.
- De deelnemer legt de volledige wedstrijdafstand zelfstandig af, zonder gebruik van externe hulpmiddelen zoals fiets, auto of brommer. Gebruik van ongeoorloofde hulpmiddelen leidt tot diskwalificatie.
- De organisatie mag persoonsgegevens opnemen in een bestand voor uitnodigingen voor toekomstige door haar georganiseerde loopevenementen. Gegevens worden niet aan derden verstrekt.
- Deelnemers die deelnemen aan een andere afstand dan waarvoor zij zijn ingeschreven, worden niet opgenomen in de uitslagenlijst en maken geen aanspraak op prijzen.
- De deelnemer kan op de dag van het evenement het gekozen onderdeel wijzigen door dit te melden bij de organisatie, die zorgdraagt voor correcte verwerking in de tijdregistratie.
- Overdracht van een inschrijving aan een andere persoon is mogelijk, mits dit vooraf wordt gemeld via dorpsloop@dorpsdag-hoevelaken.nl.
- Bij annulering van de inschrijving vindt geen restitutie van inschrijfkosten plaats.
- De organisatie heeft het recht een deelnemer te diskwalificeren of uit de wedstrijd te halen.
- De medische staf kan een deelnemer (verdere) deelname aan de wedstrijd ontzeggen.
- Bij afgelasting wordt geen nieuwe datum in hetzelfde kalenderjaar vastgesteld. De eerstvolgende editie vindt in principe een jaar later plaats. De organisatie is niet verantwoordelijk voor door deelnemers gemaakte kosten en restitutie van inschrijfgeld vindt niet plaats.
Artikel 2 – Veiligheid & regelgeving
- De organisatie kan het evenement geheel of gedeeltelijk afgelasten, zowel vóór als tijdens de wedstrijd, indien dit noodzakelijk is voor de veiligheid van deelnemers, publiek of medewerkers. Ook extreme weersomstandigheden, calamiteiten of andere vormen van overmacht kunnen tot afgelasting leiden.
- Instructies van politie, medische staf, verkeersregelaars en de organisatie moeten direct en volledig worden opgevolgd. Het niet opvolgen hiervan kan leiden tot diskwalificatie.
- De Wegenverkeerswet en het Reglement Verkeersregels en Verkeerstekens blijven tijdens het evenement van kracht, tenzij voor specifieke situaties ontheffing is verleend.
- De organisatie behoudt zich het recht voor de route te wijzigen of onderdelen zoals de KidsRun, JuniorRun of Dorpsloop geheel of gedeeltelijk te annuleren wanneer omstandigheden dit noodzakelijk maken. In dergelijke gevallen vindt geen restitutie van inschrijfgeld plaats.
Artikel 3 – Aansprakelijkheid
- Deelname geschiedt volledig voor eigen risico.
- De organisatie is niet aansprakelijk voor enige schade die de deelnemer lijdt als gevolg van deelname, waaronder verlies, diefstal of beschadiging van eigendommen.
- Indien de organisatie ondanks bovenstaande toch aansprakelijk wordt gehouden, is haar aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat haar verzekeraar in dat geval uitkeert.
- De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor een adequate verzekering tegen risico’s zoals overlijden, letsel of ziekte als gevolg van deelname.
- De deelnemer verklaart in goede lichamelijke en geestelijke gezondheid te verkeren en voldoende voorbereid te zijn op deelname.
- De deelnemer vrijwaart de organisatie voor schade die derden lijden als gevolg van aan hem toe te rekenen handelen of nalaten tijdens het evenement. De deelnemer dient hiervoor voldoende verzekerd te zijn..
Artikel 4 – Commerciële activiteiten & beeldmateriaal
- De deelnemer stemt in met het gebruik van zijn/haar beeltenis in drukwerk, foto’s, video’s en andere media voor promotionele doeleinden van de Dorpsloop of andere door de organisatie georganiseerde evenementen, zonder aanspraak op vergoeding.
- De deelnemer onderneemt geen commerciële activiteiten uit naam van de organisatie zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
- Het gebruik van de naam en het logo van de Dorpsloop Hoevelaken is voorbehouden aan partners en sponsoren. Onrechtmatig gebruik van deze beeldmerken kan leiden tot juridische stappen.
Artikel 5 – Slotbepaling
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de organisatie.
